Saisonnalité événementielle : 3 choses qu’un organisateur doit anticiper pour éviter les tensions sur l’hébergement

1. Anticiper les tensions sur les prix et la disponibilité hôtelière

Pendant les périodes de forte activité événementielle, notamment au printemps et en automne, les hôtels situés dans les grandes villes ou les destinations attractives voient leur taux d’occupation grimper rapidement. Et avec la hausse de la demande, les prix suivent : les établissements ajustent leurs tarifs à la hausse selon une logique de yield management (plus la demande est forte, plus le prix augmente).

Quelques chiffres : 

• En mai 2025, Paris a atteint un taux d’occupation moyen de 86,3 % lors d’un pic événementiel, avec un tarif moyen par chambre vendue (ADR) de 514 €, soit une hausse de +7,3 %. 
  
  

• Le RevPAR (revenu moyen par chambre disponible) s’est ainsi envolé à 443,72 €, en progression de +17,5 % par rapport à l’année précédente (Hotel-Online).
  
  

• D’autres villes comme Bordeaux, Toulouse ou Marseille enregistrent elles aussi des hausses ponctuelles de +5 à +10 % sur leurs prix hôteliers lors de salons ou congrès majeurs, selon le baromètre 2025 du CDS Groupe et MKG Consulting (TourMag).

Sur ces périodes, les meilleures options se remplissent vite et les prix peuvent fortement évoluer d’une semaine à l’autre. Bloquer les bonnes chambres en amont, au bon tarif, permet d’offrir une solution attractive et cohérente aux participants tout en évitant les mauvaises surprises.

Un partenaire spécialiste du marché hôtelier peut vous aider à croiser les bons indicateurs pour anticiper au mieux ces tensions : 

• Le calendrier local (fêtes, salons concurrents, vacances scolaires) qui peut impacter la disponibilité,
  
  

• Les volumes attendus en fonction des précédentes éditions ou d’événements similaires dans la région,
  
  

• Des données comportementales comme les pics de réservation par typologie de participants (ex : les exposants réservent plus tôt que les visiteurs grand public),
  
  

• Ou encore les stratégies tarifaires habituelles des hôtels à proximité du lieu de l’événement (certains augmentent leurs prix dès J-90, d'autres maintiennent des tarifs fixes jusqu'à J-30).

2. Bien choisir le moment de lancer la commercialisation

Anticiper ne veut pas dire lancer trop tôt. Lorsqu’une offre d’hébergement est mise en ligne avant que les participants aient accès aux informations essentielles (lieu précis, ouverture des inscriptions, contenu du programme), elle suscite peu de réservations. C’est alors une occasion manquée de faire de l’hébergement un vrai levier de conversion.

Mais toute mise en ligne repose en réalité sur une étape préalable incontournable : le blocage hôtelier. Les bonnes pratiques du secteur recommandent de sécuriser les allotements dès 10 à 12 mois avant l’événement, afin de garantir des prix attractifs et des disponibilités optimales. Ces chambres pourront ensuite être commercialisées au moment le plus pertinent, souvent entre 3 et 6 mois avant l’événement, selon la typologie et en fonction du calendrier de communication.

Attendre trop longtemps pour lancer l’offre limite vos marges de manœuvre : disponibilité réduite, tarifs en hausse, pression sur les équipes. Tout l’enjeu consiste à synchroniser votre communication avec le comportement d’achat de vos participants. En intégrant l’hébergement dès les premiers relais d’information (inscription, mailings, site officiel), vous créez une dynamique de réservation naturelle.

Avec un bon accompagnement, vous bénéficiez d’un calendrier d’activation structuré, d’une visibilité renforcée sur les canaux stratégiques, et d’un dispositif prêt à évoluer en fonction du rythme de vos cibles.

3. Structurer la gestion des demandes de dernière minute

Les dernières semaines avant un événement concentrent une part importante de la pression opérationnelle : réorganisations de groupes, transferts, annulations, ajouts de chambres… Entre J-21 et J-7, les ajustements logistiques s’accélèrent. 

Cette période est d’autant plus complexe qu’elle concerne à la fois les groupes, dont les besoins évoluent jusqu’au dernier moment, et les participants individuels, qui pour une part significative réservent très tardivement,  parfois à moins de dix jours de l’événement.

On le sait, cette tendance s’est largement accentuée après le Covid, avec des comportements plus prudents et des décisions prises à la dernière minute. Si les réservations anticipées tendent néanmoins à repartir à la hausse aujourd’hui, les réservations tardives restent majoritaires sur certains profils de publics. Pour un organisateur ayant contractualisé des room blocks auprès de différents hôtels, cela représente un défi supplémentaire, notamment au regard de la clause d’attrition, qui l’engage à garantir un certain taux de remplissage.

Dans ce contexte, l’anticipation et les bons outils sont essentiels : répartition claire des responsabilités, visibilité partagée, validation fluide des modifications.

Chez Revolugo, nous avons développé un outil de rooming collaboratif qui permet à tous les interlocuteurs impliqués (chefs de projet, exposants, staff, invités…) d’accéder à une plateforme centralisée et personnalisée. Chacun peut y renseigner, modifier ou suivre en temps réel les informations liées à l’hébergement.

Ce type de solution limite les échanges dispersés, fluidifie les validations, et réduit les risques d’erreur ou de doublon en dernière minute, tout en offrant une meilleure lisibilité à l’organisateur.

En conclusion : faire de l’hébergement un levier maîtrisé

L’hébergement ne doit pas être une variable d’ajustement en fin de course, c’est un pilier de l’expérience participant et un poste stratégique pour la réussite de votre événement. Anticiper le bon moment, comprendre les logiques de tarification et s’équiper des bons outils permet de passer d’une gestion réactive à une organisation fluide et professionnalisée. 

Revolugo accompagne les organisateurs toute l’année, en leur apportant expertise, visibilité, outils collaboratifs et accompagnement humain à chaque étape, parce qu’un événement réussi, c’est un événement bien préparé mais aussi et surtout bien entouré.